《哈佛管理技能培训教程》

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哈佛管理技能培训教程- 第251部分


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  (5)今天一天,是否稍微感觉自己又长大了呢?

  (6)回家后,是否尚存留情绪高昂的感觉,觉得这样就睡觉太可惜了呢?

  (7)如非(6)的情况时,是否一躺下就呼呼入睡呢?

  如果你一天二十四小时的举动,和上列问题符合的项目甚多,就表示你这一天必定过得相当充实。

  以电影评论家长治先生为例,看电影是他每天的工作。由于常看电影,他常常对人生感到一股莫名的感动,每每看完电影后,总觉得就此睡觉相当可惜,而在脑海中浮现出电影喜怒哀乐的种种画面,借此体会人生,或者阅读一些诗集,不肯轻易入睡,这就是充实生活的实例。

  现在,介绍一下充实一天二十四小时的方法:

  (1)必须保持积极的心态,每天起床时,很有精神地将棉被踢开,准备迎接一天的挑战。

   (2)在工作时,或与人相处时,应抱着想发现新事物的观念,如果有这种态度,你将会有

  许多新的体验发生,并增加许多新知识。

  面对这些新体验或新知识,应该欢喜地接纳,好像觉得“管理者又学了许多好东西”或“管理者比以前聪明多了”,如此,无形中,自己也会渐渐地成长。

  (3)每天的工作须有目标,努力发挥自己的能力,提高工作效率,改善报告内容,下意识

  地写出端正的字体等等。

  (4)保持良好的人际关系,适度地与人相处,如过份拘泥于规律的生活方式,完全不与他人往来,生活将变得十分枯燥呆板,而且容易被“钟表时间”所控制。

  (5)应在每天就寝前,回顾一下今天的所作所为,如果这种回顾能让你心情兴奋,觉得明

  天又将是快乐而充满希望的一天,你就算是成功!

  

  可提高时间效率的五种专门技术


  1 分段式时间

  关于工作或自管理者启发的挑战,可针对一个主题全力投入,或将时间分割,分别投入几个目标,后者即称为“时间的分段法”。这两种方法都有其必要性,但在不能集中全力投入某个主题时,你应该还是采用“时间分段法”。

  笔者一天之中,常须写3—4本书,当撰拟某一本书的思路不畅时,管理者马上就换写另一本,绝不浪费时间,这就是“时间分段法”的工作方式。笔者于本书后面将提到的“顺便族”用功方式,也是“时间分段法”的一种,大概就是类似于一边看电视、一边阅读诗集,而又能得到功效的方法。

  2核心时间的发现及设定

  所谓“核心时间”,简单地说,就是“工作效率最高的时间带,也最能将精神集中于工作上的时间带。”

  如果对自己的核心时间毫不关心的话,就无法培养敏锐的时间感,因此,应努力探求自己的核心时间(关于核心时间的探求与设定,可参考“时间层别术”的说明。)

  3安排时间
  将个别时间内的活动效率提高,才能把握时间,活用计划。

  比方说,你想看晚上八点钟的连续剧,那你就必须妥善安排时间,七点半之前回家,并在八点之前吃饭、洗澡等等……。这就是一个安排时间的例子,什么时间该做什么事都必须事先计划,确实执行。

  4节制应酬时间
  工商界人士,往往花费许多时间在应酬上,以致自己的时间大量减少,因此,要参加应酬时,须以下列三项基准来判断,再采取适当的行动。
  (1)由自己主办,且内容较充实的应酬,是否常因此而将时间拉长?

  (2)是否因应酬时气氛相当愉快,而不知该适可而止?

  (3)基于朋友情份所参加的应酬。

  (4)中空时间、片段时间的利用法……这是最容易被浪费的时间,因为这些零星时间很难善加运用,但是,依照以下的方式,还是可以慢慢减少中空时间及片段时间的浪费。

  比方说,可以利用这些时间记录心得,或阅读平常没时间看的报纸、杂志等,也就是说,将工作及自管理者挑战中最简易细小的事项,挪到这些时间来做,如此即可降低浪费时间的比例。

  5计划时间
  前述的时间安排也包含在这一项中,现笔者将叙述一种把不同时间所将采取的活动记录下来,以提高工作效率及时间运用率的方法。

  首先,必须先建立几个简单的记号,如M=与人会面、T=电话、D=企划、S=用功、W=写作、R=读书等等。

  再则,对于备忘事项的处理,也须小心。比方说,不知对方何时才会答复,或某些不能确定时间的预定活动,都应当记录下来,以免遗忘。记录时,可先记在笔记本上方,待确定时日后,再转载到相符的时日栏中。
  空档时间活用法
  工作的空档或与人会面前后,当会存在许多空档时间,日积月累之下,这些时间可能长达几十、甚至几百小时,因此必须有效地运用这些时间。

  这类“空档时间”,大致可分为①前段空档时间、②中段空档时间、③后段空档时间三种。

   首先,先就“前段空档时间”,向读者说明其利用法:

  与人约会、参加集会、出席会议、观看戏剧或运动竞赛时,应在约定时间前半小时到一小时之内到达目的地,而这段时间,就是所谓的“前段空档时间”。

  提前到达时,可到咖啡厅或其他安静的休闲场所,做一些工作上的准备、处理杂务、看看书、思考新构想等等,如能这样活用时间,可得到下列各项好处:

  (1)提早出门,万一遇到交通拥挤等状况时,仍能在约定时间前到达目的地,不会产生让对方空等的尴尬。

  (2)提早到达目的地,心情将较为悠闲轻松,而可以自在地利用前段空档时间。

  (3)运用空档时,切记!仍必须准时到达目的地。

  其次,管理者谈到“后段空档时间”的利用方法。所谓“后段空档时间”,即指在预定时刻前完成某项工作,而出现的空闲时间。

  比方说,与人会谈时,若言不及义、喋喋不休,再多的时间也浪费了,如能把握谈话要领,言谈简要切题,就可将预定的会议时间节省半小时到一小时,而节省下来的时间,就成为自己的时间,可自由有效地运用。

  前、后段空档时间,都是在有意识的计划下产生的,而中段空档时间却往往是偶然发生的。中段空档时,许多人常因事情尚未告一段落,情绪不稳,以致白白浪费了这些时间,因此,现在建议大家,可运用这段时间作一下情绪上的调整,或思考新的构想等等。

  以上所说的利用空档时间法,最重要的观念,即是:不要让时间来支配你,而应该是你去支配时间。如能建立这种正确想法,身体力行,必能将时间作出有效的计划分配,完成一些有意义的工作。

  操作程序会影响工作质量
  一件工作的完成,必有其“顺序”,而工作的“顺序”常能左右时间的价值及效率。一般

  人多忽略了工作顺序,以致导致失败或蒙受损失。因此,管理者工作的“内容”及“顺序”是一样重要的。

  举一个简单的例子来说,现在你面前摆着一餐丰盛的佳肴,你会不会先猛吃饭来填胞肚子呢?当然不会。一般正常的吃法,都是先享受各式美味的菜肴后,再进食一碗饭,而工作顺序的道理,正是如此。

  再则以麻将为例,精于麻将的人,懂得观察各家牌型及出牌,因此,他出牌的顺序很明确,常常可得到胜利。

  围棋也是如此。一手错误的落子,可能全盘皆输。如能正确把握落子的顺序,即可抢占先机,操纵整个棋局。

  而写作时内容编排和顺序更是息息相关。汇集写作的素材,必须花费许多心力来决定这些材料的排列顺序。而内容的好坏,就取决于顺序的良方。

  与人交谈,也要注意谈话内容的条理及顺序。应在谈话前整理一下思路,将谈话的主题依序排好,这样的谈话,必可收到良好的结果。
  谈话时应注意交谈内容的顺序
  很多能让上司采纳其意见的下属,谈话都有一共同点,即他们能了解上司的性格及想法,
  发表有顺序的谈话。
  比方说,在上司较空闲时,他们会找各种轻松的话题跟上司闲聊,而在上司忙碌时,就选择较重要的事来报告;而在报告纠纷案件或易引起上司不悦的案件时,一定在报告前,先谈论一些上司喜欢的话题来松懈上司的心情等等——可是现实社会上,很多下属并没有具备这样的谈话要领。

  此外,以信息交换、商谈、咨询为目的的谈话,其谈话顺序又如何呢?特在此加以说明。 与他人交谈之前,必须先准备一些可引起对方关注的话题,但这类话题只是穿针引线而已,重要的是以后所要谈论的内容。

  管理者须在脑海里组织这些谈话内容,选择一种最适合的顺序来进行交谈。

  其实,谈话顺序的决定,多须靠临战应变的能力,但是,在许多情况下,仍然可以整理出一些通则。

  先谈论一些有关季节气候等轻松的话题作开场白。
  将可能使对方愉快的话题,放在前面;而将可能会引起对方不悦的话题搁后。
  (3)将内容单纯的话题放在前面,而将较为复杂的话题搁在后面。

  (4)闲聊应在刚开始或结束前进行。

  (5)将和对方有关的话题放在前面;而将和自己有关的话题放在后面。

  (6)主题应在谈话中途提出,若是在结束之前才谈到主题,可能对方已经没时间,也没心情来和你交换意见。

  现举一个具体的例子来加以说明:

  笔者会因工作的关系,和某位以前曾
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