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我先生是一家知名跨国公司的主管。他跟我说他每天收到300～500封邮件。如果把每一封邮件都读完，那么他一整天上班的时间可能大部分都要花在处理这些邮件上。这表明现代的商务人士也不太清楚电子邮件的真正用途。首先，电子邮件用来处理简单的工作，比如安排时间、通知、会面后的跟进；绝对不能用来讨论合约、写建议书、与新客户沟通等。大部分重要的事情最好还是面对面谈，这样才能观察到对方的肢体语言、情绪，以及语言背后的一些有效的信息和感受。
接下来，我们来讲写邮件的过程。
第一，发邮件前需要很清楚地确定收件人、抄送人，避免没有价值地群发。如果要群发，我会把自己的邮箱写在收件人一栏，把其他人的邮箱写在密送一栏，避免有人向这些邮件地址发垃圾邮件。
第二，在发邮件前，问自己有没有必要发；内容是否准确；如果附件很大，要先通知对方，寻问是否方便接收附件（因为有人收附件不方便）。
第三，注意自己发邮件的时间，确保发信时间准确。
在内容方面，有一个最大原则——KISS：Keep It Short and Simple。即确保商务往来中的电子邮件内容简短、简单，表达清晰。
在语气方面，基本上商业电子邮件还是一个商业信件，所以语气要尽量保持正式和尊敬。
内容和格式要相符，避免写太多情感的东西。因为电子邮件没有正式信件那么正式，很多人就可以很放松地随便写写，甚至在没有思考周到前就发走，然后又后悔发得太快。
避免：
1．鬼脸：各种表情都让人觉得不够职业和成熟。
2．没有重点的抱怨之词。
3．转发很多笑话，以及大众类、宣传类的信息。
4．用邮件表达你的建议。因为对方看不到你的语气和肢体语言，所以容易产生误会。
5．跑题。宁可寄两三封简短的邮件，也不要来一封长篇大论。
发信后，给对方2~3天回信的机会。这里列出一些回信的原则：
1．要全部读完邮件后再回；避免情绪激动的时候回信。
2．回复群发邮件时，避免发给无关的人。
3．写清楚主题，并标注紧急程度。紧急程度可以有很多种：FYI——不太重要，Urgent——急件。
4．内容方面有时要避免太简单，因为对方读时会容易误解成你有不耐烦的态度。
5．是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应。
6．最好24小时内回应，如果你很忙，最好先跟对方发个简单的邮件表明你已收到了，可是需要多一点时间来准备或处理，并且告诉对方一个时间让他有适当的期待。
7．如果你出去度假，在自动回复中最好列有其他人的联系方式。
8．如果收到群发、需要大家讨论某一问题的邮件，最好读完所有的邮件内容之后再回复，避免重复。
最后在发邮件的时候，注意避免以下问题，以免给对方带来不便：
1．过长的签名档。
2．发无关的信件。
3．转发诅咒连锁短信。
4．忘记附件。
5．带病毒的邮件。
6．忘记察看自己的信箱容量是否已满。
7．收件人的姓名拼错。
8．个人化的信件（群发的笑话、转载大容量的PPT励志故事等的个人化信件最好发到私人信箱里）。
无论是正式的商业信件还是电子邮件，都是自己与其他人沟通的工具，所以要尽量保持尊敬对方的态度。如果在写信件和回邮件的过程中，始终保持这种态度，就会避免很多问题。
本章总结
商业信件分为几类：介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信、拒绝信等。
因为电子邮件使用方便，大部分人在使用上有滥用的现象，这不仅给自己和他人带来了麻烦，也浪费了大家的时间。商务往来中的电子邮件应该当成商业信件来处理，保持简洁，也要了解它的公开性特征。
养成新习惯
找一封你需要发送或回复的商业信件，按照电子邮件礼仪，重复练习，以比较取舍。
至少找3个在Email写作上你需要新养成或改掉的习惯。这一整周，运用这3个新习惯来写每一封邮件。
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